Rekrytoinnin tietosuojaseloste

Ami-säätiö ylläpitää Amiedu-nimistä oppilaitosta, jossa järjestetään ammatillista koulutusta, sitä tukevaa muuta koulutusta sekä työ-, palvelu- ja tutkimustoimitaa. Ami-säätiö käsittelee työhakijoiden henkilötietoja rekrytoitaessa uusia osaajia koulutuspalveluita, konsultointipalveluita tai muita asiantuntijapalveluita varten. Tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan Ami-säätiön rekisterinpitäjänä suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Ami-säätiö, Amiedu (”Amiedu” tai ”me”)
Y-tunnus 0213612-0
Postiosoite PL 151 00381 Helsinki
Vaihde: 020 7461 200
Asiakaspalvelun puhelinnumero 010 80 80 90
Sähköpostiosoite: asiakaspalvelu(at)amiedu.fi
www.amiedu.fi

Rekrytointiasioita hoitava yhteyshenkilö

Kati Nurkkala, puh. 020 7461 679, sähköpostiosoite: kati.nurkkala@amiedu.fi

Mistä saamme henkilötiedot?

Lähtökohtaisesti saamme tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät tiedot rekisteröidyiltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös hakijan itse ilmoittamilta suosittelijoilta. Tietyissä toimeksiannoissa tietoja voi myös tulla Ami-säätiön / Amiedun lukuun toimivilta tahoilta (rekrytointiyhteistyökumppanit). Hakuprosessissa voidaan kerätä tietoja myös muilta tahoilta henkilön suostumuksella; tällainen tieto voi olla esimerkiksi turvallisuusselvitys. Tietoa voidaan tarvittaessa kerätä myös sosiaalisen media julkisilta kanavilta. Rekisterissä ei käytetä muita säännönmukaisia tietolähteitä.

Kerätyt tiedot

Rekrytointijärjestelmään tallentuvat työnhakijan tiedot riippuen siitä, mitä tietoja kohdennetuissa rekrytoinneissa kysytään ja mitä tietoja työnhakija itsestään tallentaa. Keräämme pääsääntöisesti seuraavia henkilötietoja rekrytointi-rekisteriimme:

  • Etu- ja sukunimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Koulutustiedot, työkokemustiedot ja muun osaamistaustan tie-dot
  • Mahdolliset tehtäväkohtaiset soveltuvuusarvioinnit Muut rekrytointiprosessin kannalta tarvittavat tai oleelliset tiedot (esim. palkkatoive, suosittelijat, sosiaalisen median ammatilliset profiilit).

Käsittelyn tarkoitus

Ami-säätiö / Amiedu käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on valita työnhakijoiden joukosta Ami-säätiön / Amiedun tarpeisiin sopivat henkilöt. Rekisteröityjen henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekisteriin tallennetaan tietoja Ami-säätiöön / Amieduun hakeneista työnhakijoista rekrytoijien ja rekrytoivien esimiehien käyttöön. Hakemus voi olla tiettyyn tehtävään osoitettu tai avoin hakemus.

Hakijatietoja säilytetään luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Hakijatiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat näiden tietojen käyttöön oikeutettuja.

Säilytysaika

Säilytämme rekrytointiprosessiin liittyviä henkilötietoja ainoastaan niin pitkään, kun on tarpeen rekrytointiprosessin ajan. Tiettyyn tehtävään hakeneiden hakemuksia ja avoimia hakemuksia säilytetään puolen (0,5) vuoden ajan. Soveltuvuusarviointien säilytysaika on yksi (1) vuosi. Tietoja ei hyödynnetä muissa hauissa, ellei työnhakija ole ilmoittanut rekisterinpitäjälle, että hän haluaa hakemustaan käytettävän myös muissa mahdollisissa hauissa.

Jos rekrytointiprosessi johtaa työsuhteeseen Ami-säätiön / Amiedun kanssa, oleelliset henkilötiedot säilytetään työsuhteen ajan, tai noudattaen sovellettavan lain mukaista säilytysaikaa.

Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ami-säätiö / Amiedu säilyttää henkilötietojasi Euroopan talousalueella. Ami-säätiö / Amiedu ei luovuta tai siirrä henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Emme luovuta henkilötietojasi Ami-säätiön / Amiedun organisaation ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:

Oikeudellisista syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja Ami-säätiön / Amiedun organisaation ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (i) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (iii) Amiedun tai asiakkaidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti.

Nimenomaisella suostumuksellasi

Voimme luovuttaa henkilötietoja Ami-säätiön / Amiedun organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista, kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus (esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin suorittaminen). Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, joita Ami-säätiö / Amiedu käsittelee. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. Ottamalla meihin yhteyttä voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi tai muut henkilötietosi.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai profilointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista myös muun muassa silloin, kun sinua koskevat tiedot eivät pidä paikkaansa.

Lisäksi sinulla on tietyissä erityistilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos perusteena on henkilökohtainen erityistilanne.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle.

Oikeuksien käyttäminen

Jos haluat käyttää jotakin ylläolevista oikeuksista, pyydämme lähettämään Ami-säätiölle / Amiedulle postitse tai sähköpostitse seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.

Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Ami-säätiön / Amiedun henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Tietoturvallisuus

Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi.

Koko Ami-säätiön / Amiedun henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.