Opiskelijarekisterin tietosuojaseloste

Ami-säätiö ylläpitää Amiedu-oppilaitosta nimeltä Amiedu, jossa järjestetään ammatillista koulutusta, sitä tukevaa muuta koulutusta sekä työ-, palvelu- ja tutkimustoimintaa. Ami-säätiö käsittelee opiskelijoiden henkilötietoja tarjotessaan ja toteuttaessaan koulutusta opiskelijoille Amiedu-oppilaitoksessa. Tämä Tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita saamme opiskelijoilta (”Opiskelija” tai ”sinä”) tarjotessamme ja järjestäessämme koulutuksia ja Opiskelijoiden osallistuessa tarjoamiimme koulutuksiin.

Huomaathan, että tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan Ami-säätiön toimesta suoritettuun henkilötietojen käsittelyyn Amiedu-oppilaitoksen palveluiden yhteydessä. Rekisterinpitäjänä toimii Ami-säätiö. Tässä Tietosuojaselosteessa jäljempänä käytettäessä termiä Amiedu, tarkoitetaan Ami-säätiötä siltä osin, kun Ami-säätiö käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä Amiedu-oppilaitostoiminnan yhteydessä.

Tämä Tietosuojaseloste muodostaa Henkilötietolain tarkoittaman rekisteri-selosteen (10 § ja 24 §).

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Ami-säätiö (”Amiedu” tai ”me”)
Y-tunnus 0213612-0
Postiosoite PL 151 00381 Helsinki
Vaihde: 020 7461 200
Asiakaspalvelun puhelinnumero 010 80 80 90
Sähköpostiosoite: asiakaspalvelu(at)amiedu.fi
www.amiedu.fi

Opiskelijarekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö
Koulutussuunnittelija Saija Kiema

Mistä saamme henkilötiedot?

Saamme Opiskelijoiden henkilötietoja Opiskelijan ilmoittautuessa koulutukseen sekä Opiskelijan osallistuessa tarjoamiimme ja järjestämiimme koulutuksiin.
Voimme tämän Tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa kerätä henkilötietoja seuraavista lähteistä:

  • Opiskelijoilta itseltään
  • Hakemuksista ja ilmoittautumisista koulutuksiin
  • Opiskelijan opiskelun yhteydessä viranomaistahoilta

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää väestörekisteristä.

Kerätyt tiedot

Keräämme seuraavia opiskelu- ja koulutustietoja:

  • Opiskelijan perus- ja yhteystiedot
  • Opiskelijan opintotiedot, mukaan lukien valmistumista koskevat tiedot ja todistukset
  • Näyttötutkinnon tiedot
  • Opetussuunnitteluun liittyvät tiedot
  • Opettajatiedot
  • Oppilaitostiedot
  • Koulutustiedot
  • Opiskelijan suorittamien koulutuksien sisältöä koskevat tiedot
  • Sopimustiedot
  • Opiskelijan henkilökohtaistamissuunnitelmat
  • Työnantajatiedot
  • Työharjoittelupaikkojen tiedot

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme Opiskelijoiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Koulutuksen järjestämiseksi

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme koulutusta Opiskelijoillemme.

Voimme käyttää henkilötietojasi esimerkiksi opetuksen suunnitteluun ja päätösten tekemiseen hakemuksesi perusteella. Jos otat yhteyttä asiakaspalveluumme, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseen ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseen sekä viestisi käsittelyyn. Opiskelijoiden tietoja käytetään Amiedun ja Opiskelijan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä koulutuksen ja muiden siihen liitännäisten palveluiden tuottamiseen ja tarjoamiseen.

Kommunikointiin

Käsittelemme henkilötietojasi ottaaksemme yhteyttä sinuun koskien koulutustasi. Opiskelijan ottaessa yhteyttä Amiedun asiakaspalveluun voidaan sähköposti- tai tekstiviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakaspalvelutapahtumien todentamiseen ja asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen. Tallenteet tuhotaan koulutuskäytön jälkeen. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Henkilötietoja voidaan käyttää Amiedun markkinointiin ja suoramarkkinointiin, jos olet antanut siihen suostumuksesi. Sinulla on oikeus kieltää sähköinen suoramarkkinointi.

Käsittelyn peruste

Käsittelemme henkilötietoja hoitaaksemme sopimussuhteeseen perustuvat velvollisuutemme Opiskelijaa kohtaan sekä lakisääteisen velvollisuuksien noudattamiseksi opetustoiminnassa.

Jotta voimme tarjota koulutusta Opiskelijoillemme, tunnistaa Opiskelijamme sekä kirjata Opiskelijoidemme suoritukset ja tilastoida Amiedussa suoritetut koulutukset ja niihin osallistuvat henkilöt, meidän on välttämätöntä kerätä henkilötietoja Opiskelijoistamme. Henkilötietojen luovuttaminen on välttämätön edellytys koulutukseen osallistumiselle.

Säilytysaika

Säilytämme Opiskelijoiden henkilötietoja niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii taikka on tarpeellista opiskelija-, koulutus- ja tutkintotietojen ylläpidon ja tilastoinnin kannalta. Huomaathan, että meillä saattaa olla lakisääteinen velvollisuus säilyttää henkilötietojasi myös sen jälkeen, kun olet suorittanut koulutuksen tai et ole enää opiskelijana Amiedussa.

Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Amiedu säilyttää henkilötietojasi Euroopan talousalueella. Amiedu ei luovuta tai siirrä henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Emme luovuta henkilötietojasi Amiedun organisaation ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:

Oikeudellisista syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja Amiedun organisaation ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (i) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (iii) Amiedun tai Opiskelijoidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti.

Valtuutetuille palveluntarjoajille

Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietosuojaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.

Viranomaisille

Luovutamme henkilötietojasi viranomaisille ja muille julkisen sektorin toimijoille siltä osin, kun kyseiset toimijat edellyttävät meiltä henkilötietoja koulutuksen aloittaneista ja koulutuksen päättäneistä opiskelijoista.

Nimenomaisella suostumuksellasi

Voimme luovuttaa henkilötietoja Amiedun organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen Opiskelijan nimenomainen suostumus. Opiskelijalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, joita Amiedu käsittelee. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietojasi käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. Ottamalla yhteyttä koulutussuunnittelijaan tai opintotoimistoon voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi tai muut henkilötietosi.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Säilytämme tietojasi poistopyynnöstäsi huolimatta ainoastaan silloin, kun tietojen säilyttämiseen on olemassa perusteltu syy, kuten lakisääteinen velvoite.

Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai profilointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista myös muun muassa silloin, kun sinua koskevat tiedot eivät pidä paikkaansa.
Lisäksi sinulla on tietyissä erityistilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos perusteena on henkilökohtainen erityistilanne.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Opiskelijalla on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle.

Oikeuksien käyttäminen

Jos haluat käyttää jotakin ylläolevista oikeuksista, pyydämme lähettämään Amiedulle postitse tai sähköpostitse seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää Opiskelijalta lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.

Suoramarkkinointi

Mikäli olet antanut suostumuksesi suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen, voimme lähettää sinulle tiedotteita koskien koulutustarjontaamme sekä muuta suoramarkkinointia.

Opiskelijalla on aina oikeus kieltää meitä käyttämästä Opiskelijan henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin ottamalla yhteyttä meihin taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien yhteydessä tarjottavaa peruuttamismahdollisuutta.

Lisätietoa koskien henkilötietojen käyttöä markkinointitarkoituksiin saat markkinointirekisteriämme koskevasta tietosuojaselosteesta.

Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Amiedun henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Tietoturvallisuus

Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi.

Koko Amiedun henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.