Rekisteriseloste ja tietosuojalausunto

Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste.

Rekisterinpitäjä

Ami-säätiö, Amiedu

PL 151

00381 Helsinki

Y-tunnus 0213612-0

Vaihde 020 7461 200

Asiakaspalvelu 010 80 80 90

Rekisterin nimi

Amiedun opiskelija-asiakasrekisteri

Opiskelija-asiakasrekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Koulutussuunnittelija Saija Kiema

Rekisterin pitämisen peruste

Ami-säätiön, Amiedun opiskelija-, koulutus- ja tutkintotietojen ylläpito ja tilastointi.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterien tietoja käytetään Ami-säätiön, Amiedun (jäljempänä Amiedu) ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen, kehittämiseen sekä palvelun tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen. Rekisterien sisältämiä henkilötietoja käytetään Amiedun ja asiakkaan väliseen mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin lainsäädännön sallimissa rajoissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.

Asiakkaan ottaessa yhteyttä Amiedun asiakaspalveluun voidaan sähköposti- tai tekstiviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakaspalvelutapahtumien todentamiseen ja asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen. Tallenteet tuhotaan koulutuskäytön jälkeen. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Opiskelija- ja koulutustietorekisterin sisältämät tiedot

  • Opiskelija-asiakkaan perus- ja yhteystiedot
  • Opiskelijan opintotiedot
  • Näyttötutkinnon tiedot
  • Opetussuunnitteluun liittyvät tiedot
  • Opettajatiedot
  • Oppilaitostiedot
  • Koulutustiedot
  • Koulutuksien sisällöt
  • Sopimustiedot
  • Opiskelijan henkiläkohtaistamissuunnitelmat
  • Työnantajatiedot
  • Työharjoittelupaikkojen tiedot

Asiakastietojen tietolähde

Yritys- ja henkilötietoja kerätään yhteydenotoista, hakemuksista ja ilmoittautumisista koulutuksiin, palveluita käytettäessä tai muutoin tietonsa antaneista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää väestörekisteristä, Suomen asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

Tietojen luovutus

Amiedu voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Amiedun alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Amiedu voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä.

Asiakasrekisterin luottamuksellisuus

Koko Amiedun henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on henkilörekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Ami-säätiö

PL 151

00381 Helsinki

Tietosuojalausunto

Ilmoittautuminen

Ilmoittautumisen yhteydessä luovutetut henkilötiedot kulkevat suojatun yhteyden kautta.

Laskutus

Laskutusta varten Amiedu käsittelee tunnistamistietoja, jotka ovat välttämättömiä palvelujen laskuttamiseksi, laskujen perimiseksi, sekä laskutuksen oikeellisuuden tarkastamiseksi. Sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaan Amiedun tulee säilyttää tunnistamistietoja laskutusta varten vähintään kolme kuukautta. Tarvittaessa tietoja voidaan säilyttää ja käsitellä pidempäänkin, kuitenkin enintään niin kauan kuin lasku voidaan laillisesti periä, tai jos lasku on asiakkaan toimesta riitautettu, siihen saakka kun asia on ratkaistu tai sovittu.

Markkinointi

Asiakaspalvelua parantaakseen ja asiakastyytyväisyyden ylläpitämiseksi Amiedu käsittelee kerättyjä yritys- ja oppilashenkilötietoja ja pyrkii niiden avulla tarjoamaan asiakkaalle parhaiten soveltuvaa palvelua. Markkinointia varten käsiteltäviä tietoja ovat esimerkiksi kiinnostus tiettyyn koulutukseen ja suoritetut tutkinnot. Markkinointia varten tietoja voidaan käsitellä koko asiakassuhteen ajan. Tietoja käsitellään ainoastaan asiakkaan suostumuksella.

Tietoja ei luovuteta Amiedun ulkopuolelle muuten kuin lain sallimissa tai velvoittamissa tilanteissa. Laissa säädettyä tietojen luovuttamista viranomaisille asiakas ei voi kieltää.